Synchronisation der Referententermine

Synchronisation der Referententermine mit Outlook

 

1.Stammdaten

 

Der oder die Referenten müssen dem Seminar zugeordnet werden.

Die Termine der Referenten müssen beim Referenten angezeigt werden.

 

2.Aufruf des Planers

 

Aufruf des Planers über den Button Planer in der oberen Menüleiste

 

3.Auswahl des Referenten

 

Die Auswahl des oder der Referenten für die die Outlook Synchronisation durchgeführt werden soll, wird im Planer, in der linken Menüleiste vorgenommen.

 

Dazu aktiviert man die Checkbox „Referenten anzeigen“ und wählt den Referenten aus.

Im Planer werden nur die Termine des ausgewählten Referenten angezeigt.

 

 

4.Synchronisation der Termine

 

In der oberen Menüleiste wählen Sie bitte den Menüpunkt Outlook aus.

Darunter „Ausgewählte Referententermine in Outlook speichern“

Es werden alle Termine des ausgewählten Referenten ab dem eingestellten Datum angezeigt.

Über den Button „In Outlook speichern“ werden die Termine in den Outlook Kalender des

Referenten übertragen.

5.Anzeige in Outlook

 

Wenn die Termine in Outlook gespeichert wurden, stehen in der Betreffzeile der Name des Referenten, der Veranstaltungsort und der Seminarstatus.

Das Notizfeld enthält zusätzlich noch die Angaben zum Seminartitel, von bis Datum, den Namen und die Adresse des Hotels und den Namen und die Adresse des Veranstaltungsortes.

 

Synchronisation der Referententermine mit Outlook

 

6.Terminverschiebung

 

Wird der Termin für das Seminar in der Seminarverwaltung geändert, werden bei der nächsten Synchronisation die Referententermine ebenfalls geändert. Die alten Termine zu dem Seminar werden gelöscht und die neuen Termine werden automatisch eingetragen.

 

7.Seminarstatus „Storniert“

 

Erhält ein Seminar den Status „Storniert“ werden bei der nächsten Synchronisation die Referententermine für dieses Seminar automatisch gelöscht.

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