Einzel- und Serien -Mails

Allgemein

In der aktuellen Version haben Sie die Möglichkeit für die Einzel- und Serien-Mails auszuwählen an welche E-Mail-Adresse die E-Mails versandt werden. Sie können bei jedem Versand die Felder bzw. die E-Mail-Adressen selbst auswählen.

Linear liefert Ihnen einen Ordner (EmailDOC) mit Word-Vorlagen aus.

 

Prüfung der E-Mail-Felder auf den Firmen- und Personenmasken

In Linear stehen folgende E-Mail-Felder zur Verfügung.

  • E_Mail
  • E_Mail2
  • E_Mail3
  • Emailabo1
  • Emailabo2
  • EmailNewsletter

Bitte prüfen Sie welche Felder Sie auf Ihrer Firmen- und Personenmaske festgelegt haben.

Die Prüfung erfolgt über EinstellungenàLayout.

 

Hinweise:      Sollte der Menüpunkt bei Ihnen ausgegraut sein, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

 

Es öffnet sich der Layout-Generator.

Wählen Sie im Layout-Generator den Reiter Position.

Durch Doppelklick in das Feld E_Mail2 wird Ihnen im Layout-Generator der Feldname angezeigt.

 

Einstellungen unter SYSVER

Nachdem Ihnen die Felder bekannt sind. Schließen Sie das Programm und melden sich als Systemadministrator an. Wechseln Sie auf den Reiter Programmeinstellungen.

Hier tragen Sie Ihre Maskenbezeichnungen oder die gewünschte Bezeichnung der Felder ein, welche Ihnen für die Auswahl angezeigt werden sollen. Es müssen nur die Felder bezeichnet werden, welche von Ihnen auch genutzt werden.


 

Einzel-E-Mail-Versand

Klicken Sie im aufgerufenen Datensatz auf E-Mail Es öffnet sich ein Fenster wo Ihnen alle E-Mail-Adressen zu dem aufgerufenen Datensatz angezeigt, welche dort hinterlegt sind.

Durch Setzen des Hakens legen Sie fest, welche E-Mail Sie für den Versand nutzen möchten. Sie haben auch die Möglichkeit mehrere E-Mail-Adressen auszuwählen. Mit Klick auf OK > gelangen Sie in Ihr Outlook, wo die E-Mail-Adresse(n) übernommen wurden.

 

Serien-E-Mail Adressverwaltung

Sie führen wie gewohnt Ihre Auswertung, für die Auswahl der gewünschten Datensätze, aus. Wählen Sie unter dem Menüpunkt E-Mail Serien E-Mail (RTF) oder Serien E-Mail (HTML).

Wie Sie eine HTML-Vorlage erstellen können Sie dem Dokument Beschreibung Erstellung einer HTML.docx entnehmen, welches wir Ihnen mit ausliefern.

 

Auswahl der E-Mail-Adressen

Unter dem Reiter Vorschau haben Sie nun die Möglichkeit das gewünschte Feld bzw. die gewünschte E-Mail auszuwählen, an welche die E-Mail versandt werden soll.

Mit Klick auf alle auswählen wählen Sie alle ausgewerteten Datensätze für den E-Mail-Versand aus.

Über Alle abwählen setzen Sie die Auswahl zurück. In der Voreinstellung sind alle Datensätze ausgewählt.

Über den Button E-Mail auswählen legen Sie fest, an welche E-Mail-Adresse die E-Mail versandt wird. Hier haben Sie auch die Möglichkeit die E-Mail an mehrere E-Mail-Adresse der ausgewerteten Datensätzen zu übermitteln.

In diesem Fenster werden Ihnen die Bezeichnungen angezeigt, welche Sie zuvor unter SYSVER (wie in Punkt 1.2 beschrieben) festgelegt haben.

 

Bearbeiten und Versand personalisierter PDF-Anhänge

Wechseln Sie auf den Reiter mit dem Word-Symbol und der Bezeichnung personalisiert Anhänge. Bitte achten Sie darauf das alle anderen Word-Anwendung geschlossen.

 

Linear liefert ihnen eine Vorlage für die Adress- und eine Vorlage für die Seminarverwaltung mit aus.

Wählen Sie in der Adressverwaltung die oberste Vorlage mit Doppelklick aus.

Die Checkbox „als PDF“ muss aktiviert sein, damit die Anhänge als PDF versandt werden.

 

Über den Button „Vorlage bearbeiten“ können Sie die Vorlage mit Ihrem eigenen Text, Logo und mit folgenden Datenbankfeldern ergänzen. Hier öffnet sich die Word-Vorlage, welche Sie wie die Serienbriefe bearbeiten können. Dazu verbinden Sie die Word-Vorlage mit der Serien-Druck-Quelle tmpEmail_Benutzername.txt. Die Quelle finden Sie in Ihrem TMP-Ordner (TMP_Benutzername) im Hauptverzeichnis von Linear.

 

Aufruf in der Kontaktverwaltung

Sie können die E-Mail in der Kontaktverwaltung wie folgt aufrufen:

Klick Sie mit Rechtsklick in das Feld Bemerkung:

Klicken Sie anschließend auf Druckvorschau.

 

Den personalisierten PDF-Anhang finden in der Kontaktverwaltung unter dem Reiter Anhang1

Über den Drei-Punkte-Button können Sie sich den Anhang aus der Kontaktverwaltung aufrufen.

 

 

Serien E-Mail Seminarverwaltung

Wählen Sie wie gewohnt ihr Seminar und unter Korrespondenz Serienemails oder Serienemails Seminar aus.

Auch hier haben Sie die Möglichkeit, wie unter Punkt 3.1. beschrieben, die E-Mail-Adressen auszuwählen.

 

Bearbeiten und Versand personalisierter PDF-Anhänge

Wechseln Sie auf den Reiter mit dem Word-Symbol und der Bezeichnung personalisiert Anhänge. Bitte achten Sie darauf das alle anderen Word-Anwendung geschlossen.

Linear liefert ihnen eine Vorlage für die Adress- und eine Vorlage für die Seminarverwaltung mit aus.

Wählen Sie in der Seminarverwaltung die untere Vorlage mit Doppelklick aus.

Die Checkbox „als PDF“ muss aktiviert sein, damit die Anhänge als PDF versandt werden.

 

Über den Button „Vorlage bearbeiten“ können Sie die Vorlage mit Ihrem eigenen Text, Logo und mit folgenden Datenbankfeldern ergänzen. Hier öffnet sich die Word-Vorlage, welche Sie wie die Serienbriefe bearbeiten können. Dazu verbinden Sie die Word-Vorlage mit der Serien-Druck-Quelle tmpEmail_Benutzername.txt. Die Quelle finden Sie in Ihrem TMP-Ordner (TMP_Benutzername) im Hauptverzeichnis von Linear.

 

Anschließend wechseln Sie auf den Reiter E-Mail senden, um die Serien-E-Mail zu übermitteln.


 

Aufruf in der Kontaktverwaltung

Klicken Sie mit Rechtsklick in das Feld Bemerkung.

Anschließend wählen Sie Druckvorschau, um die E-Mail zu öffnen.

Den personalisierten PDF-Anhang finden Sie in der Kontaktverwaltung in der Spalte Anhang3.

Über den Drei-Punkte-Button können Sie sich den Anhang aus der Kontaktverwaltung aufrufen.

 

 

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