Dokumentation Kursverwaltung

1. Allgemein

Die Linear Kursverwaltung Tool wurde als neue Komponente für eine übersichtliche Gestaltung, Planung und Durchführung Ihrer Kursangebote entwickelt.

Die Kursverwaltung basiert auf einer sehr übersichtlichen und individuell einstellbaren Kalenderfunktion.

Entsprechende Filter- und Suchfunktionen, die aus beinahe jeder Maske aufrufbar sind, helfen Ihnen dabei sich gezielt durch die Anwendung zu bewegen. Ob Sie einen Teilnehmer, einen Lehrer oder einen bestimmten Kurs suchen, Sie können aus jedem Ergebnis die weiteren Funktionen ansteuern.

Ausfälle von Kursleitern beispielsweise können schnell eingegeben und durch Hilfe der Verfügbarkeitsanzeige anderer Lehrer oder Räume direkt kompensiert werden.

Auch hilfreich sind hierbei die Auswertungs- und Übersichtsfunktionen. Verschaffen Sie sich auf einen Knopfdruck eine Übersicht über die Auslastung von Kursen oder Lehrern.

Ebenfalls neu ist, dass Ihnen aus beinahe jeder Maske eine Exportfunktion in Excel zur Verfügung steht um die Informationen entsprechend ausgeben zu können. Nutzen Sie hierfür einfach den Excel-Button.

2. Installation

Die Installation der Kursverwaltung erfolgt nach Freischaltung/Bereitstellung wie bei allen anderen Linear-Tools durch kopieren in das Linear-Hauptverzeichnis und durchführen der UpdFSQL.exe. Nach Neustart Ihrer Linear-Anwendung finden Sie die Kursverwaltung unterhalb der Seminarverwaltung.

 

3. Übersicht

3.1 Startansicht

Nach Starten der Anwendung erscheint eine Übersicht aller Kurse der aktuellen Woche.

Ansichten auf Tage oder Monate sind ebenfalls durch einen Klick auf die entsprechenden Buttons möglich.

Durch einen Klick in den Kalender springen Sie auf einen entsprechenden Tag.

Unterhalb des Kalenders befindet sich ein Filter um die Ansicht bei mehreren Kursen schneller und übersichtlicher zu gestalten. Durch Klick auf die blau umrundete Datumsanzeige springt die Ansicht auf den Kursbeginn im Kalender.

Im oberen Bereich finden Sie die Menüpunkte Stammdaten, Kurse und Auswertungen in denen Sie sämtliche Einstellungen und Auswertungen tätigen können.

Nutzen Sie die Suchfunktionen um einzelne Kurse, Lehrer oder Teilnehmer zu suchen oder den Fehlzeiten Button um Ausfälle direkt eintragen und nach Vertretungen suchen zu können.

 

3.2 Kurs Suchen

Über diesen Button können Sie gezielt einzelne Kurse nach Namen suchen oder sich durch Einsatz der Filterfunktionen eine Auswahl an Kursen für die entsprechenden Kriterien anzeigen lassen.

Eine Auswahl der Kurse wird Ihnen unten links im Bild angezeigt.

Die Verfügbarkeit/Auslastung der entsprechenden Kurse wird in der Verfügbarkeitsanzeige angegeben.

Im rechten Teil des Bildes finden Sie die Kalender-Terminübersicht. Wählen Sie hier zwischen einer Tages, Wochen- oder Monatsansicht.

Über einen weiteren Reiter lässt sich die Auslastung aller gefundenen Kurse, graphisch darstellen.


 

3.3 Lehrer/Teilnehmer suchen

Finden und verwalten Sie über diese Funktion Ihre Lehrer oder Teilnehmer.

Ob Sie für einen Kurs eine Auswahl an Lehrern benötigen oder nach einem bestimmten Datensatz eines Teilnehmers suchen, beides ist hier möglich. Über den Button Kundenkonto im oberen Bereich können Sie direkt Auskünfte über die gefundenen Datensätze geben.

Haben Sie den entsprechenden Datensatz gefunden, können Sie sich über den Button Teilnehmerkonto einen schnellen Überblick auf die Daten des Teilnehmers oder Lehrers verschaffen.

Über die Reiter Planer und Übersicht erhalten Sie direkt eine Sicht auf die Kurse des Datensatzes um Auskünfte über besuchte oder künftige Kurse geben zu können.

Hinweis: Alle Spalten haben eine Filter- und Sortiermöglichkeit. Weiter können Sie durch drag&drop die Reihenfolge der Spalten beliebig verändern.

 

4. Stammdaten

Nach Starten der Anwendung öffnet sich die von Ihnen eingestellt Kalenderübersicht der Kursverwaltung.

Passen Sie hier Ihre Kursverwaltung ganz Ihren Bedürfnissen an.

4.1 Einstellungen

Stammdaten > Einstellungen:

Legen Sie hier die Grundeinstellungen für Ihre Kursverwaltung fest. Setzen Sie den Haken bei Default für Alle oder lassen Sie jeden Benutzer die graphischen und organisatorischen Einstellungen selbst durchführen.

Hinweis: Unter Adresse>Kennung ist Referent einzutragen. Dies bezieht sich auf die Checkbox „Referent“ die in der Adressverwaltung die auf die Eingabemaske gezogen werden muss.

 

4.2 Kennungen

Unterhalb der Einstellungen können 3 Hauptkennungen und 2 Kennungen für die Planung der Kursverwaltung angelegt werden. Sie können diese den Kursen dann entsprechend zur besseren Übersicht/Unterscheidung mitgeben. Die Vergabe der Kennungen wirkt sich in der kompletten Anwendung aus und sollte somit von Beginn an gut überlegt sein. Anhand der Kennungen wird im Anschluss gefiltert und ausgewertet.

 

4.3 Qualifikationen

Wie mit den Kennungen verhält es sich mit den Qualifikationen. Ach nach diesen kann im Anschluss gesucht bzw. gefiltert werden. Mit Qualifikationen sind die Kursziele gemeint.

 

4.4 Sprache

Sollten Sprachen zu Ihrem Angebot gehören sind diese unter dem Menüpunkt Sprache erfassen.

.

4.5 Teilnehmer Qualifikation

Legen Sie hier die Qualifikationen mit die Ihre Teilnehmer mitbringen müssen um einen bestimmten Kurs zu belegen.

 

4.6 Kursniveau

Das Kursniveau dient ebenfalls dem Abgleich um Anforderungen und Können der Teilnehmer abzugleichen. Weiter wurde hier noch eine farbliche Gestaltung der unterschiedlichen Stufen umgesetzt um eine übersichtlichere Darstellung auf den Kalenderansichten zu ermöglichen.

 

4.7 Räume

Legen Sie hier Ihre Kursräume/Veranstaltungsorte an und verwalten diese. Raumbezeichnungen, kurze Beschreibungen oder auch die Adresse der Kursräume können hier eingepflegt werden.

Geben Sie ebenfalls für jeden Raum eine Größe, Personenzahl und die verfügbaren Zeiten an um bei der späteren Planung und Verwaltung so einfach und effektiv wie möglich arbeiten zu können.

 

4.8 Feiertage

Die bundeseinheitlichen Feiertage werden automatisch in den Kalender übernommen. Zusätzlich zu diesen können aber unter dem Menüpunkt Feiertage individuell beliebig viele Feiertage eingegeben werden die im Anschluss ebenfalls dann in der Planung und bei der Kursanlage berücksichtigt werden.

 

5. Kurse

5.1 Kurse

Öffnen über den Menüpunkt Kurse> Kurse oder über den Button auf der Start-Kalenderansicht der Kursverwaltung.

Die Kursverwaltung ist in zwei Reiter unterteilt. Legen Sie zuerst die Stammdaten der Kurse fest bzw. wählen hier aus den in den Stammdaten festgelegten Kennungen aus. 

Im zweiten Reiter bestimmen Sie dann den zeitlichen Ablauf der Kurse oder legen eine Vielzahl von Kriterien für diese fest. Auch können hier (durch klicken auf +) mehrere Unterkurse für einen in den Stammdaten festgelegten Hauptkurs angelegt werden.  

Nach Eingabe aller Daten und speichern, durch Klick auf das grüne Häkchen, werden die Kurse dann über den Button Kurse generieren angelegt und nach Neustart auch im Kalender angezeigt.

Im Unteren Bereich/Gitter der Maske finden Sich mehrere Reiter mit Übersichten zu Orte Lehrern oder Terminen einer Kursserie beispielsweise.

Neu: Im neuen Hinweisfeld werden Sie auf noch zu erledigende Schritte aufmerksam gemacht. 

 

5.1.1 Löschen

Das Löschen von Lehrern, Räumen oder Teilnehmern aus den Kursen erfolgt über die Reiter im unteren Teil der Planung.

 

5.2 Termine generieren

Nachdem Sie die Daten kontrolliert und gespeichert haben, klicken Sie auf den Button Termine generieren. Nun werden die Kurse entsprechend der in den Stammdaten eingegebenen Werte generiert.

Es wird Ihnen im nächsten Fenster anschließend automatisch eine Terminübersicht angezeigt.

Alle hier markierten Termine werden generiert. Sie haben somit noch einmal die Möglichkeit einzelne Termine abzuwählen.

 

5.3 Lehrer/Termine

In der Maske bekommen Sie nun eine Übersicht aller Kursleiter und deren Verfügbarkeit. Im Kalender haben Sie die Möglichkeit zwischen Tages- und Monatsansicht zu wählen.

Der rote Balken markiert hier im Beispiel einen Krankheitstag.

Nachdem die Leherer zugeordnet sind klicken Sie auf den Button Termine generieren.

 

5.4 Räume/Termine

Weisen Sie den angelegten Kursen entsprechende Räume zu. Über den Button Räume/Termine gelangen Sie in die Übersicht.

Im oberen Teil der Ansicht stehen noch einmal alle wesentlichen Informationen des angelegten Kurses. Über verschiedene Filter können Sie sich die benötigten Räume anzeigen lassen.

Die Kalenderübersicht steht immer für den im linken Teil angewählten Raum.

 

5.5 Teilnehmer

Siehe Punkt 6.Teilnehmer zuordnen

 

5.6 Einzeltermine

Legen Sie für einzelne Kursteilnehmer über diesen Button individuelle Termine zu beliebigen Zeiten an.

Nach Anklicken dieses Buttons öffnet sich ein Fenster in dem Sie das Datum und die Uhrzeit der Einzeleinheit sowie den Teilnehmer, Raum und Lehrer zuweisen können. Setzen Sie das Häkchen unter Vertrag generieren und erfassen bei der Planung bereits die Zahlungsmodalitäten. Ein Klick auf Termin generieren setzt die eingegebenen Werte abschließend um.

 

6. Teilnehmer

Die Zuordnung der Teilnehmer kann auf mehreren Wegen erfolgen. Hier im Beispiel beschrieben über den Menüpunkt Kurse > Teilnehmer.

Es öffnet sich das Fenster Teilnehmer.

Hier können Sie den entsprechenden Kurs und die Teilnehmer über den 3-Punkt-Button und die Suchfunktion hinzufügen. Nach Klick auf Termine generieren, werden die Teilnehmer dann in den ausgewählten Kurs geschrieben.

Weiter bekommen Sie in dieser Maske durch einen Klick auf den Button Teilnehmerkonto eine Übersicht über den Teilnehmer.

Über den Button Vertrag generieren können Sie einen neuen Vertrag für den Teilnehmer anlegen oder einen bereits vorhandenen anpassen.

Hinweis: Bevor Sie die Verträge editieren können müssen die Termine generiert werden.

 

7. Kurswechsel Teilnehmer

Natürlich kommt es vor, dass Teilnehmer Kurse ändern oder wechseln möchten. Unter dem Menüpunkt Kurse>Kurswechsel Teilnehmer können Sie dies schnell und einfach durchführen.

Wählen Sie den entsprechenden Teilnehmer aus. Ihnen wird der Name des Teilnehmers sowie die aktuellen Kurse mit Datum angezeigt.

Wählen Sie im Anschluss den neuen Kurs aus dem der Teilnehmer zugewiesen werden soll und passen Sie Start- und Enddatum an.

 

8. Lehrer Fehlzeiten

Geben Sie die Fehlzeiten von Referenten bequem über Kurse>Lehrer Fehlzeiten oder direkt über den Button in der Startansicht ein.

Wählen Sie den entsprechenden Referent in der Liste aus und klicken Sie auf den einzutragenden Zeitraum.

Es öffnet sich ein Fenster indem Sie den Fehlgrund sowie den Zeitraum der Fehlzeit eingeben können.

Sind die Fehlzeiten gespeichert lässt sich der Referent für diesen Zeitraum nicht auswählen bzw. bekommt automatisch für diesen Zeitraum keine Termine generiert.

 

9. Nicht erledigte Arbeiten

Dieser Menüpunkt verschafft Ihnen einen schnellen Überblick, welche Kurse noch bearbeitet werden müssen.

Nach Auswahl erscheint Ihnen eine Liste Ihrer Kurse. Sie können die einzelnen Spalten wie aus MSExcel bekannt dann filtern und sortieren. Durch Doppelklick auf eine Zeile gelangen Sie dann in die entsprechenden Kurse.

Hinweis: Ein Häkchen bedeutet alles erledigt. Alle Spalten haben eine Filter- und Sortiermöglichkeit. Weiter können Sie durch drag&drop die Reihenfolge der Spalten beliebig verändern.

 

10. Auswertungen

Unter dem Menüpunkt Auswertungen stehen Ihnen eine Vielzahl an Auswertungen rund um die Linear Kursverwaltung zur Verfügung.

Verschaffen Sie Sich in kürzester Zeit einen Überblick über die aktuellen Raumbelegungen, oder einzelne Teilnehmer. Wählen Sie die entsprechende Kategorie und nutzen Sie die vielen Filtermöglichkeiten um entsprechende Auskünfte geben zu können.

Alle Übersichten und Listen können auch ausgedruckt werden.

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