Bereitstellung von Seriendruckdokumenten

In der Linear Software stehen für folgende Dokumente Word Datenquellen zur Verfügung:

Serienbriefe

Einzelbriefe

Beitrags-/Fakturarechnungen/ Mahnungen

Spendenbescheinigungen/ Schulgeldbescheinigungen

 

Die Vorlagen für die oben genannten Dokumente werden direkt in MS Word durch den Benutzer erzeugt und mit der jeweiligen Datenquelle verknüpft.

Bsp.: MS Office 2007

Reiter Sendungen à Empfänger auswählen à Vorhandene Liste Verwenden à Datenquelle auswählen

 

Die Word Datenquelle beinhaltet alle Linear Datenbankfelder für den gewählten Bereich

Bsp.: Word Serienbrief Quelle

 

Die gewünschten Seriendruckfelder werden in das Dokument eingefügt und das Dokument wird gespeichert

Beim Aufruf der Word Vorlage in der Linear Software werden die in der Word Vorlage eingesetzten Seriendruckfelder mit den Daten aus der Datenbank gefüllt, es wird ein Serienbrief erzeugt.

 

Dürfen die einzelnen Linear Benutzer nicht auf die Datenquelle zugreifen, ist folgendermaßen zu verfahren

 

Es muss einen Administrator geben, der Vollzugriff auf alle oben genannten Datenquellen hat.

 

Dieser Administrator muss für die einzelnen Benutzer die Word Seriendruckvorlagen erstellen.

Dabei muss er beachten, dass er nur die Felder aus der Word Datenquelle in die Vorlagen eingefügt, auf die der Benutzer, für den die Vorlage ist, Zugriff hat.

Die Word Vorlage muss nach Fertigstellung in Word von der Word Datenquelle getrennt werden.

Dies geschieht indem das fertig generierte Dokument markiert, kopiert und in ein leeres Word Dokument eingefügt und gespeichert wird.

 

Die Wordvorlagen werden an die einzelnen Benutzer verteilt.

Die Benutzer rufen über die Word Einzel- und Serienduck Funktion in der Linear Software die vorgefertigten Vorlagen auf.

Die Vorlage verbindet sich automatisch mit der Word Datenquelle.

Die Word Datenquelle ist in einem für den Benutzer gesperrten Verzeichnis (Windows Benutzerechte) abgelegt und damit für den Benutzer nicht einsehbar.

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