Anwenderbericht Turngemeinde in Berlin e.V.

 

Der Verein

Die Turngemeinde in Berlin 1848 e.V. (TiB) Berlins ältester Sportverein bietet unter dem Motto ‚Sport für die ganze Familie’ in 23 Abteilungen für etwa 4.000 Mitglieder stadtweit sowohl traditionelle als auch Trendsportarten an.

Auf der vereinseigenen Sportanlage (6,5 ha) am Columbiadamm befinden sich neben dem im Jahr 2001 erbauten TiB-Sportzentrum und der Tennis- und Badmintonhalle 7 Freilufttennisplätze, 4 Faustballfelder, das Vereinsstadion sowie eine Bogenschießanlage. Seit Mai 2005 gibt es auch 2 Beachvolleyballfelder. In Spandau und Treptow-Köpenick unterhält der Verein für seine Kanuten und Ruderer jeweils zwei Bootshäuser. In Friedrichshagen betreibt die TiB seit 2002 ein Vereinsfreibad in Eigenregie.

Die TiB ist hauptsächlich ein Freizeit- und Breitensportverein, jedoch gelang in einzelnen Sportarten gelegentlich auch schon der Aufstieg in die nationale Spitze (Deutsche Meister und Vizemeister etc.). Insbesondere in den Sportarten Sportakrobatik, Faustball, Bogenschießen können die TiB-Athleten auf bedeutende sportliche Erfolge verweisen.

 

Leitungs- und Organisationsstruktur

Die TiB wird von einem 8-köpfigen Geschäftsführenden Vorstand (Vorstand gem. § 26 BGB) geführt. Die Vertreter der 23 sich selbstständig verwaltenden Fachgruppen / Abteilungen bilden den Erweiterten Vorstand (43 Mitglieder), außerdem gibt es einen Wirtschaftsrat und einen Ehrenrat.

Unterstützt wird der Geschäftsführende Vorstand von den Mitarbeitern in der Vereinsgeschäftsstelle, die sich im Sportzentrum befindet. Hier sind hauptamtlich beschäftigt: 1 Vereinsgeschäftsführer (Vollzeit), 1 Sekretärin (Teilzeit), 1 Buchhalterin (Teilzeit), 1 Sachbearbeiterin (Teilzeit) in der Mitgliederverwaltung, außerdem 1 FSJ-ler und 1 MAEKraft. In der Buchhaltung wird komplett mit DATEV-Programmen (REWE; KOST; LODAS) gearbeitet. Im Hause befinden sich 12 PC’s, die über einen separaten Server vernetzt sind.

 

Ausgangssituation vor dem Einsatz von LINEAR

Bevor im August 2005 begonnen wurde, auf die Linear-Software umzustellen, waren in der Mitgliederverwaltung das Programm ELVIS und nach Fertigstellung des Sportzentrums im Jahr 2001 im Bereich Platzverwaltung sowie im Check in / Check out das Programm SMILE im Einsatz. Dadurch ergab sich ein unnötiger zusätzlicher Aufwand, da mit zwei Datensätzen gearbeitet wurde. In ELVIS waren komplett alle Vereinsmitglieder (Lastschriftverfahren und Rechnungslegung) erfasst, in SMILE wurden zusätzlich noch einmal die Mitglieder der Fachgruppe Fitness- und Gesundheitssport (ca. 1.200 Mitglieder) erfasst, da diese allein die Zugangsberechtigung zum TiB-Sportzentrum haben. Eine Schnittstelle zwischen den beiden Programmen gab es nicht, ebenso keine DATEV-Schnittstelle.

 

Entscheidungsfindung

Die neue Software sollte die verschiedenen Module miteinander vereinen und die offensichtlichen und bekannten Mängel der alten Programme beseitigen. Bei der Marktanalyse wurde deutlich, dass es einerseits speziell nur auf Vereine zugeschnittene Programme und andererseits speziell auf kommerzielle Anbieter (Multifunktionsanlagen) gab. Keine Software vereinte zufrieden stellend eine Vereinsverwaltung mit einer Multifunktionsanlagenverwaltung. Bei der Recherche ist der Verein auf das Berliner Unternehmen Linear Software gestoßen. Die Firma bot - sozusagen vor der Haustür – ein entsprechendes technisches Know how, modernen Service und eine langjährige Erfahrung in der Entwicklung von Standard-Software.

 

Anforderungsprofil

Ausgehend von Standard-Modulen (z.B. Mitgliederverwaltung) wurden weitere gewünschte Software-Bestandteile im Zuge eines Pilotprojektes gemeinsam entwickelt. Folgende Anforderungen wurden u.a. an das neue Programm gestellt:

- Transparente Mitgliederverwaltung und Lastschriftverfahren
- Listengenerator, Soll / Ist -Vergleich im Beitragswesen
- Check in und Check out über ein Kartenlesegerät
- Unterscheidung Mitglied / Nichtmitglied
- Besucher- und Teilnehmerstatistik,
- Mitgliederverwaltung mit abteilungsübergreifenden Beitragseinzug
- Finanzbuchhaltung, Kassensystem, tägliche Kassenberichte pro Counterkraft
- Platzbelegung für 4 Tennis- und 3 Badmintonplätze, Hinterlegung von Preislisten
- Abonnementverwaltung, Raum- und Sportstättenverwaltung
- Verwaltung des Kursprogramms
- Shopverkauf inkl. Artikelverwaltung, Fitnessbar, Verleih
- Frei generierbare Auswertungslisten in verschiedenen Formaten (pdf, Excel, html)
- Individuelle Gestaltung der Eingabemasken mittels Layoutgenerator
- Einfaches Anlegen von separaten Datenbanken (sog. Projekten) z.B. Verwaltung von ÜL-Lizenzen
- Verknüpfung des Check in mit dem Mahnwesen, Einlasssperre möglich
- Hohe Datensicherheit und Arbeitsgeschwindigkeit durch SQL-Server

 

Anforderungen an die Hardware 

- modernes und schnelles Netzwerk - leistungsfähiger Server (2048 MB RAM)
- Hochauflösende Bildschirme an den Arbeitsplätzen
- leistungsfähige PC-Arbeitsplätze

 

Fazit

positiv: schneller Support, kurzfristige Betreuung vor Ort, kompetente MA

negativ: relativ hoher Preis, zahlreiche Programmierungsfehler in der Entwicklungsphase, fehlendes Fachwissen aus der Fitnessbranche, Fehler bei der Datenübernahme, langwierige Entwicklungsphase

Auch wenn noch nicht alles 100%ig fertig ist, es hat sich gelohnt.

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