Anwenderbericht Evangelischer KITA-Verband Bayern

 
Über den Evangelischer KITA-Verband Bayern
Der Verband schließt Träger von Tageseinrichtungen und Tagespflege zusammen und wahrt deren gemeinsame Belange. Er hat die Aufgabe, aus christlicher Verantwortung die Förderung von Kindern in evangelischen Tageseinrichtungen und in der Tagespflege zu begleiten und zu unterstützen. Die Mitgliedschaft im Verband steht neben evangelischen und diakonischen Trägern von Kindertageseinrichtungen auch anderen Trägern offen (in Form einer außerordentlichen Mitgliedschaft). Der Verband besteht seit 1919 und vertritt rund 800 Träger mit ca. 1450 Kindertageseinrichtungen und rund 92.000 Plätzen.
 
Der Verband ist eine rechtlich selbstständige Einrichtung der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Bayern. Er ist Mitglied im Diakonischen Werk der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Bayern. Das Diakonische Werk in Bayern hat den Aufgabenbereich Tageseinrichtung und Tagespflege dem Verband übertragen. Der Evangelische KITA-Verband Bayern e. V. vertritt die EvangelischLutherische Kirche in Bayern und das Diakonische Werk Bayern in diesem Arbeitsfeld.
 
Ausgangssituation und Zielsetzung:
Grund für die Umstellung im Jahre 2007 war eine nicht auszureichende Software für die Verwaltung unserer Mitglieder und Seminare. Die Software war für unsere gestiegenen Anforderungen zu unflexibel und eine angepasste Programmierung an unsere Bedürfnisse hätte einen immensen finanziellen und personellen Aufwand bedeutet.
Zunächst wurden daher die Anforderungen an die Datenbank ermittelt und festgelegt. Danach wurden durch Internet- und Telefonrecherche geeignete Hersteller von Programmen auf deren Eignung für uns geprüft. Die Software von Linear entsprach den Vorstellungen unsererseits am besten und wurde dann in der ersten Jahreshälfte 2007 angeschafft und installiert.
Seit dem 01. Juli 2007 arbeiten wir mit der Linear Adress-/ Mitglieder-/ Seminarverwaltung und Finanzbuchhaltung. Im Jahre 2017 wurde noch das Modul Projektverwaltung mit integriert. Seit Anfang 2019 wurden die Module für Webexport/Import, und Datev Export/Rechnungen noch hinzugefügt und werden zurzeit eingearbeitet und an unsere Anforderungen angepasst. Im Einsatz befinden sich derzeit rund 30 Arbeitsplätze, die aber auf rund 50 Plätze erweitert werden sollen.
 
Besonderheiten bei der Arbeitsweise im Verband
Wir benötigen die Adress- und Mitgliederverwaltung einmal für die Erstellung von unseren Mitgliederbeitragsrechnungen, dann für Einladungen von Versammlungen unserer Mitglieder (jährliche Mitgliederversammlung, regionale Treffen der Trägervertreter oder Leitungen von Kindertagesstätten), Versand von Informationen an unsere Mitglieder oder an Interessierte (Newsletter). Die Seminarverwaltung wird für unsere Fort- und Weiterbildungen genutzt (rund 200 pro Jahr). Es werden mit Hilfe von Serienbriefen bzw. –E-Mails alle Informationen an die Teilnehmer, Tagungsorte und Referenten gesendet, ebenso werden hier die Rechnungen für die Teilnehmer erzeugt. Da unsere Buchhaltung extern vergeben ist, wird das Modul Finanzbuchhaltung nur zur Erzeugung von XML-Dateien genutzt, damit die Abbuchungen von Beiträgen mit Hilfe unseres Bankprogrammes erfolgt.
Für unsere jährliche Wirtschaftsprüfung werden die Daten aus Linear über Mitgliederbeiträge oder Seminarrechnungen benötigt und dementsprechend mit Hilfe von Auswertungen und Vordrucken erzeugt.
 
Alle wichtigen Prozesse bei uns werden abgedeckt von der Linear-Software. In der Adressverwaltung hat man die tolle Möglichkeit durch die lückenlose Dokumentation aller Vorgänge Veränderungen für andere Nutzer nachvollziehbar zu machen - wann hat wer welches Schreiben auf welche Weise bekommen. Besonders gut finde ich die Seminarverwaltung, mit deren Hilfe die Abläufe bei der Organisation von Seminaren wesentlich vereinfacht wurden. Hervorzuheben sind die vielfältigen Auswertungsmöglichkeiten mit Hilfe der Linear-Software, z.B. in den Bereichen Mitgliederstatistik, Projektverwaltung, Seminarverwaltung. Die Auswertungen können durch zusätzliche Checkboxen und Kennungsfelder unseren Bedürfnissen jederzeit angepasst werden. Die Berichte lassen sich in bereits durch Linear erstellte Vorlagen oder Excel darstellen, aber auch hier kann man als Anwender jederzeit neue Vorlagen erstellen oder bestehende ändern. Mit der neu angeschafften Linear Web Schnittstelle werden wir zudem demnächst die Daten unseres Fortbildungsangebotes automatisch auf unsere Homepage übertragen und die Online-Anmeldungen direkt eingespielt. Das bedeutet für die Mitarbeiter in diesem Bereich viel Ersparnis an Aufwand und Zeit.
 
Erfahrungen Hotline / Support / Wartung
Bei Fragen oder Problemen stehen die Support-Mitarbeiter von Linear stets zur Verügung und sorgen für eine reibungslose Funktion und Benutzbarkeit der Software, auch unter Mithilfe der Fernwartung.
Bei kleinen Programmierungen wird auch schnell reagiert und auftretende Fehler schnellstens behoben. Bei der Linear-Software handelt es sich um eine Software, die an unsere speziellen Bedarfe angepasst und notfalls auch umprogrammiert wird.
 
Fazit:
Ich arbeite selbst seit 2010 mit der Linear-Software und kann im Laufe der Jahre guten Gewissens behaupten, dass die Software sehr umfangreich und vielfältig ist. Es gibt immer wieder mal auch Anforderungen, bei denen das Programm an seine Grenzen stößt, aber mit Hilfe des Supports wird trotzdem meist eine praktikable und zufriedenstellende Lösung gefunden.
 
August 2019
Peter Puschert
Referent Recht und Finanzen

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