Anwenderbericht DEUTSCHES ROTES KREUZ Kreisverband Bremen e.V.

 

DEUTSCHES ROTES KREUZ Kreisverband Bremen e.V.

Mit über 6.000 Mitgliedern und 800 ehrenamtlichen Aktiven gehört der DRK-Kreisverband Bremen als regionale Unterglieder des Deutschen Roten Kreuzes zu den großen Trägern sozialer Dienstleistungen. Das Rote Kreuz in Bremen ist 150 Jahre jung! Wir sind damit zwar die älteste Hilfsorganisation der Stadt, aber ein moderner und auf die Zukunft ausgerichteter lebendiger und lernender Verein,  gleichzeitig sind wir auch Spitzenverband der Freien Wohlfahrtspflege.

Zu uns gehören: Rettungsdienst, Sozialer Service, Bildung, Kinder-, Jugend- und Familienhilfe, Behindertenhilfe, Pflege, Erste Hilfe, Freiwilligendienste, Jugendrotkreuz, Blutspende, Sanitätsdienst, Katastrophenschutz – ein erster Einblick in das breite Aufgabenspektrum des DRK Kreisverbandes Bremen.

Diese Vielfalt entspricht  der Vielfalt an Menschen, die sich beim Roten Kreuz engagieren.  Des Weiteren spiegeln sich darin die unterschiedlichsten Möglichkeiten,  sich mit seinen Stärken und Kompetenzen in der Welt des Roten Kreuzes einzubringen und den Verband mit seiner „Welt voller Möglichkeiten“ weiter zu entwickeln.

 

Ausgangssituation und Zielsetzung:

Grund für die Umstellung war eine veraltete Software. Diese Software wurde  ursprünglich als Fakturierungsprogramm genutzt  und für den Zweck der Mitgliederverwaltung mehr schlecht als recht umgebaut. Das Programm diente lediglich der Verwaltung der Mitglieder. Zur Verbuchung der Mitgliederbeiträge wurde ein zweites Programm genutzt. Die Schnittstelle zur Verwaltungssoftware machte oftmals Schwierigkeiten. Zudem war es nicht möglich, eigene Vordrucke oder Serienbriefe zu nutzen und diese mit dem Programm zu verknüpfen. Die Option eingescannte Dokumente als Pfd-Datei beim jeweiligen Mitglied zu speichern, war in der alten Softwarelösung nicht vorhanden.

Des Weiteren konnte der Anwender das Programm nicht selbständig nach eigenen Vorstellungen gestalten. Alle gewünschten Änderungen wurden über die IT-Firma abgewickelt und mussten dementsprechend auch jedes Mal vergütet werden.

Ziel sollte ein Programm sein, welches Mitgliederverwaltung und Finanzbuchhaltung in einem vereinte.  Es sollte die Möglichkeit zur Integration von eigenen Vordrucken  gegeben sein, ebenso die  individuelle Anpassung der Benutzeroberfläche nach Anwenderwunsch. Außerdem sollten Arbeitsabläufe vereinfacht werden, um die Mitgliederabteilung zu entlasten. Auswertungen in den verschiedensten Varianten sollten einfach per Mausklick zu verwirklichen sein.

 

Herangehensweise:

Zunächst wurden über Internetrecherche geeignete Programme ermittelt. Das ein oder andere Programm, welches sich kostenlos oder über eine begrenzte Zeit testen ließ, wurde von uns akribisch unter die Lupe genommen und auf Herz und Nieren geprüft. Letztendlich fehlten uns jedoch immer gewisse Anforderungen oder die Programme waren als Onlineversionen konzipiert, was wir von Anfang an ausschlossen, da wir mit einer stationären Lösung auf unseren Servern arbeiten wollten.

Durch Zufall wurden wir bei einem CeBIT-Besuch auf die Firma LINEAR aufmerksam, die uns zeitnah ein individuelles Angebot zukommen ließ, welches auf unsere speziellen Bedürfnisse zugeschnitten war.

Da auch unsere Kursverwaltung auf der Suche nach einer neuen Anwendung war, welche ebenfalls mit dem veralteten Fakturierungsprogramm arbeitete, wurde seitens der Geschäftsführung beschlossen, für die Verwaltung von Kursen & Gruppen ebenfalls die LINEAR-Software zu nutzen.

 

Softwarelösung:

Seit Januar 2018 arbeiten wir mit der Linear Mitglieder-Seminarverwaltung und der Kursverwaltung. Wir haben derzeit 6 Arbeitsplätze im Einsatz.

 

LINEAR hat es möglich gemacht, unsere spezielle Arbeitsweise perfekt umzusetzen. 

So zahlen alle unsere Mitglieder unterschiedlich hohe Beiträge, welche wir per Lastschrift einziehen oder von den Mitgliedern in bar, per Dauerauftrag oder per Überweisung gezahlt werden. All diese Besonderheiten wurden neben den gängigen Zahlungsrhythmen in die Mitgliederverwaltung eingearbeitet.

 

In einem zweitägigen Anwenderkurs erfolgte die Einführung an den Arbeitsplätzen in unserem Haus. Sämtliche Funktionen wurden ausführlich erklärt und besprochen.  Mit Hilfe von Screenshots wurde zu jedem einzelnen Arbeitsschritt eine eigene Bedienungsanleitung erstellt.

 

Bei den ersten Sollstellungen half man uns per TeamViewer, für die korrekte Abwicklung der Abläufe. Kleinere Änderungswünsche, die während des Gebrauchs der Software aufkamen, wurden zeitnah umgesetzt. Bei auftretenden Problemen kümmert sich der Support zügig um dessen Behebung.