Anwenderbericht Bundesarbeitgeberverband der Personaldienstleister (BAP)

 

Der Bundesarbeitgeberverband der Personaldienstleister (BAP) wurde am 19.01.2011 gegründet, hervorgegangen aus der Verschmelzung des Arbeitgeberverband Mittelständischer Personaldienstleister (AMP) und des Bundesverband Zeitarbeit Personal-Dienstleistungen (BZA). Der BAP beinhaltet rund 2000 Mitglieder mit ca. 5000 Personaldienstleistungsbetrieben. Vertreten sind sowohl die meisten großen Internationalen Unternehmen, als auch viele klein- und mittelständige Unternehmen. Der Verband ist in neun Regionen Deutschlands durch Regionalkreisleitungen aktiv vertreten, der Sitz der Hauptgeschäftsführung ist in Berlin.

Ausgangssituation vor dem Einsatz von LINEAR

Bevor im Juli 2011 auf die Linear Memberware umgestellt wurde waren mehrere Produkte notwendig um alle Bereich abdecken zu können. Die Ausgangssituation stellte dich wie folgt dar:

• keine zentrale Organisation, Auswertung und lückenhafte Dokumentation der Seminare.
• Mitgliederverwaltung und Seminarverwaltung nicht kombiniert.
• keine automatisierte Auswertungsmöglichkeit zur Erstellung von Statistiken,
• kein Finanzbuchhaltungsprogramm,
• Manuelle Rechnungslegung, Mahnverfahren
• Eingeschränkter Zugang zu allen Informationen für die Mitarbeiter des BAP durch fehlende Netzwerklösung.

Daraus ergaben sich Hindernisse im Arbeitsalltag durch redundante Daten und mangelhafte Dokumentation.

 

Eine sichere und effiziente Software Einführung innerhalb von nur wenigen Monaten sowie die Realisierung integrierter Prozesse in allen Geschäftsbereichen waren die zentralen Anforderungen des BAP bei der Lösungsauswahl. Besonders wichtig war es, eine Softwarelösung zu finden, die alle Bereiche vereint und das Nutzen mehrerer Anbieter überflüssig macht. Eine netzwerkfähige Lösung für die Verwaltung unserer Mitglieder und Seminare zu finden, war ein wichtiges Kriterium bei der Suche nach einem Anbieter.

 

Seit Juli 2011 arbeitet der BAP erfolgreich mit der Linear Memberware und der Linear Seminarverwaltung im Netzwerk mit ca. 30 Arbeitsplätzen. Die Software wurde auf Linear umgestellt, weil dadurch effektiver und zielgerichteter gearbeitet werden kann.

 

Alle Kernprozesse des BAP werden nun abgedeckt vom Adressmanagement über die Mitgliederverwaltung bis hin zur Einbindung der Finanzbuchhaltung. In der Adressverwaltung hat man die Möglichkeit Kontakte zu z.B. getätigten Telefonaten mit den Mitgliedsunternehmen festzuhalten, versendete Schreiben zum jeweiligen Kontakt zu hinterlegen und Wiedervorlagen an die ins Netzwerk eingebundenen einzelnen Linear-Anwender im Unternehmen zu senden. Dadurch sind lückenlose Dokumentationen einzelner Vorgänge möglich und auch für andere Nutzer einseh-und nachvollziehbar.

Besonderer Augenmerk gilt auch der Seminarverwaltung, mit deren Hilfe die Prozesse bei der Seminar- und Veranstaltungsorganisation wesentlich vereinfacht  wurden. Hervorzuheben sind auch die vielfältigen Auswertungsmöglichkeiten mit Hilfe der Linear-Software, z.B. in den Bereichen Mitgliederstatistik, Finanzbuchhaltung, Mahnwesen, Seminarverwaltung. Die Auswertungen können durch zusätzliche sogenannte Checkboxen und Kennungsfelder den individuellen Bedürfnissen des Nutzers durch den Anwender selbst erweitert werden. Die fertigen Berichte lassen sich in bereits durch Linear erstellten Vorlagen oder z.B. Excel darstellen.

Dies war vorher mit erheblichem Zeitaufwand verbunden und mit ein Grund für den Wechsel zur Linear Software.

 

Mit der Linear Web Schnittstelle werden zudem die Daten der Seminarverwaltung automatisch auf die Homepage übertragen und die Anmeldungen über die Internetseite eingespielt. Das erspart viel Aufwand und Zeit.

 

Frau Hentschel (BAP Abt. Finanzen/Personal):

 

„Auch nach der ordnungsgemäßen Installation der Software und Schulungen für unsere Mitarbeiter durch die Linear Software, bleibt der fortlaufende Support ein wichtiger Faktor.  Der Support umfasst u.a.

 

• regelmäßige Updates zur Weiterentwicklung der Software
• kompetente Beratung und Klärung von Fragen zur Software und deren Anwendung durch die Mitarbeiter der Linear-Software, telefonisch oder vor Ort
• zusätzliche Schulungen bei großen Neuerungen, wie beispielsweise die Umstellung auf das SEPA Verfahren

 

Bei Fragen oder Problemen stehen die Support- Mitarbeiter der Firma Linear uns stets zur Seite und sorgen für eine reibungslose Funktion und Benutzbarkeit der Software, auch unter Mithilfe der Fernwartung.

Bei der Linear-Software handelt es sich um eine „lebendige“ Software, die im Bedarfsfall an unsere spezifischen Bedürfnisse angepasst und auch schon einmal umprogrammiert werden kann.

 

Die Anwendung der von uns genutzten Module der Linear-Software stellt eine wesentliche Zeitersparnis und Vereinfachung der verwaltungstechnischen Kernprozesse unseres Verbandes dar.“

 

 

Über die Linear Software GmbH

Die Firma Linear Software stellt seit 1990 Softwarelösungen für Vereine, Verbände, Bildungsträger und Privatschulen her. Die Produkte umfassen Adressverwaltung (CRM), Mitgliederverwaltung /Vereinsverwaltung, Spendenverwaltung / Fundraisingsoftware Seminarverwaltung und Schulverwaltung. Die skalierbaren Softwarelösungen sind sowohl für kleine, als auch große Unternehmen individuell anpassbar. Die Linear Memberware ist eine Eigenentwicklung und baut nicht auf bestehende ERP Systeme auf.